Amigos del Tango ry ja GDPR

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

AMIGOS DEL TANGO RY:SSÄ

JÄSENREKISTERI

  • Yhdistyslaki velvoittaa yhdistyksen pitämään jäsenrekisteriä, johon on kirjattu jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi rekisteriin voidaan kirjata tiedot, jotka yhdistyksen toiminnan kannalta tarvitaan (esim. yhteystiedot).

  • AdT:n jäsenrekisteriin on kirjattu huhtikuuhun 2018 asti nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Nämä rekisteriin jo kirjatut tiedot säilytetään niin kauan kuin henkilö pysyy rekisterissä. Henkilön tiedot siirretään jäsenrekisterin arkistoon kalenterivuoden lopussa, jos hän ei ole kahteen vuoteen maksanut jäsenmaksuaan. Henkilön tiedot poistetaan jäsenrekisteristä ja sen arkistosta, jos henkilö kirjallisesti pyytää tietojen poistamista ja ilmoittaa luopuvansa jäsenyydestä. 

  • Huhtikuusta 2018 alkaen rekisteriin kirjataan uusista jäsenistä nimi, kotipaikka ja sähköpostiosoite. Jos ennen tätä ajankohtaa yhdistykseen liittynyt jäsen haluaa osoitteensa ja puhelinnumeronsa poistettavaksi rekisteristä, hänen tulee ilmoittaa siitä kirjallisesti osoitteeseen jasen@tango.fi

  • Jäsenrekisteriin on pääsy jäsenrekisterin hoitajalla, rahastonhoitajalla, hallituksen jäsenillä sekä toiminnantarkastajalla.

 

JÄSENEKSI LIITTYMINEN

  • Yhdistyksen jäsenhakemus löytyy netistä www.tango.fi  / yhdistys / liity jäseneksi

  • Jäsenhakemukseen kirjoitetaan täydellinen nimi, kotipaikka ja sähköpostiosoite. Tiedot ovat pakollisia.

  • Netissä jäsenlomakkeelle tallennetut tiedot siirtyvät sähköpostitse jäsenrekisterin hoitajalle ja rahastonhoitajalle. Tietoja voivat katsella myös muut hallituksen jäsenet.

  • Jäsenlomakkeet poistetaan, kun henkilö on hyväksytty jäseneksi ja tiedot kirjattu jäsenrekisterin.

  • Jäsenyyttä koskevat laskut maksu- ja henkilötietoineen säilytetään yhdistyksen pilvipalvelussa ja/tai kirjanpidon paperiaineistossa kirjapitolain mukaisesti 6 vuotta.

 

OVINAPPIPANTIT

  • Ovinappirekisteriin kirjataan jäsenen nimi ja puhelinnumero, jota tarvitaan napin latauksia koskevaa tiedonvaihtoa varten. Rekisteri muodostuu paperilomakkeista, joihin napin luovutus ja palautus kirjataan ja vahvistetaan napin saajan tai napin palautuksen vastaanottajan nimikirjoituksella. 

  • Ovinappirekisteriin on pääsy hallituksen jäsenillä ja rahastonhoitajalla.

 

ILMOITTAUTUMINEN ADT:N TAPAHTUMIIN JA YHDISTYKSEN MUIHIN TILAISUUKSIIN

  • Ilmoittautumislomakkeella (esim Dance reservations) kysytään nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

  • Näitä tapahtumakohtaisia tietoja käsittelevät kyseisen tapahtuman järjestäjät

  • Oppitunneille ilmoittautujilta edellytetään AdT:n jäsenyyttä. Jäsenyyden tarkistusta varten tapahtuman järjestäjien käyttöön annetaan jäsenrekisteristä ajettu nimilista, jossa näkyvät jäsenmaksun maksaneiden jäsenten nimet.

  • Yksittäisissä tapahtumissa (esim. milongat), joissa osallistuminen maksetaan paikanpäällä, kerätään osallistujien nimet osallistujalistaan. Nämä säilytetään kirjanpidon tositteissa kirjanpitolain mukaiset 6 vuotta.

  • Osallistujalistan voivat nähdä tilaisuuden järjestäjät ja muut tilaisuuteen osallistuvat sekä kassanlaskija ja rahastonhoitaja.

 

MIHIN JÄSENTEN HENKILÖTIETOJA (nimi, kotipaikka, sähköpostiosoite) KÄYTETÄÄN

  • Jäsenrekisterin ylläpito

  • Jäsenmaksujen laskuttaminen

  • Jäsenyyden voimassaolon tarkistaminen

  • Jäsenille tiedottaminen, esim. sääntömääräiset kokouskutsut, tapahtumista tiedottaminen, jäsenkyselyt

 

TÄYTTÄESSÄÄN JÄSENLOMAKKEEN HENKILÖ ANTAA LUVAN KÄYTTÄÄ TIETOJAAN YLLÄMAINITTUIHIN TARKOITUKSIIN.

 

PALKAN / PALKKIOIDEN MAKSUUN, SOPIMUKSIIN JA MATKA-ASIAKIRJOIHIN TARVITTAVAT HENKILÖTIEDOT (mm. nimi, osoite, kansalaisuus, syntymäaika, veronumero, Suomen sosiaaliturvatunnus)

  • Tarvittavat tiedot annetaan henkilökohtaisesti tai sähköpostitse tilaisuuden järjestäjälle tai suoraan rahastonhoitajalle maksut@tango.fi

  • Tietoja säilytetään kirjanpitoaineiston yhteydessä pilvipalvelussa tai rahastonhoitajan mapissa, kirjanpitoaineiston osalta säilytysaika on 6 vuotta. 

  • Tietoihin on pääsy rahastonhoitajalla ja toiminnantarkastajalla

  • Sopimukset säilytetään hallituksen hallintomapissa ja niihin on pääsy hallituksen jäsenillä. 

 

TIETOJEN ANTAMINEN KOLMANSILLE OSAPUOLILLE

  • Amigos del Tango ry ei anna jäsenrekisterin tietoja muiden käyttöön, ei myöskään yhdistyksen toisille jäsenille

  • Yhdistyksen ulkopuoliset tahot, joilla on mahdollisuus nähdä jäsenrekisteriin tai palkkionmaksuun ja kirjanpitoon liittyviä henkilötietoja ovat:

    • Verottaja

    • Nordea

    • Eläkevakuutusyhtiö ELO

    • Yhdistyksen tilitoimisto Plancount Oy

    • WIX kotisivupalvelu (jäsenlomake, jäsentiedotteiden lähetys)